Pasirinkti mažiausią pasiūlymą gali atrodyti patrauklu. Tačiau posakis „pigus moka du kartus“ statybų projektuose pasitvirtina itin dažnai. Ekspertai pabrėžia, kad taupant svarbiausioms kompetencijoms, pavyzdžiui, projektų valdymui, galima susidurti su brangiai kainuojančiomis prastovomis bei nenumatytomis situacijomis, kurios išpučia biudžetą, sukelia vėlavimus ir mažina pelningumą.
„Kiekvienas, turintis patirties statybose, žino, kad dirbti griežtai pagal planą gali būti didelis iššūkis: statybvietėse kyla netikėtų problemų, trūksta medžiagų, neišvengiami vėlavimai. Iš tiesų tai yra vienos iš pagrindinių priežasčių, dėl kurių mažėja projekto pelno marža. Be to, prie to prisideda ir netikslūs techniniai brėžiniai ar dokumentacija, darbo jėgos stygius bei nepakankamas planavimas. Būtent todėl kruopštus planavimas ir lanksti, kompetentinga komanda, gebanti spręsti problemas vietoje, yra esminiai sėkmingo projekto elementai. Ilgametė patirtis elektros instaliacijos, laivų statybos ir sudėtingų statybos projektų valdymo srityse mums parodė, kad prevencija atsiperka labiau nei išlaidų padengimas jau įvykus problemoms“, – teigia Evaldas Kaziulis, pardavimų vadovas.
20–30 % didesnės išlaidos
Pasak Giedriaus Grėbliūno, vyriausiojo projektų vadovo, statybų sektoriuje įprasta, kad prastovos siekia 20–30 %. Kai jos kyla dėl vėluojančių medžiagų tiekimo ar techninių brėžinių klaidų, rangovai dažnai reikalauja papildomų išmokų. Tokiu atveju užsakovui lieka du pasirinkimai: atsisakyti mokėti ir rizikuoti prarasti rangovą ateities projektams arba derėtis dėl kompensacijos dydžio, taip padidinant projekto išlaidas.
„Kitaip tariant, jei efektyvumas sumažėja 20 %, išlaidos išauga proporcingai“, – pažymi jis.
Kad iliustruotų šią situaciją, G. Grėbliūnas pateikia pavyzdį: „Tarkime, dvi įmonės vykdo identiškus projektus. Pirmoji pasirenka projektų valdymo komandą ir užtikrina 100 % efektyvumą, išlaikydama fiksuotą 1 mln. eurų biudžetą. Antroji įmonė nusprendžia taupyti, sumažindama kainą iki 900 tūkst. eurų, tačiau atsisako projektų valdymo komandos. Dėl 20 % efektyvumo sumažėjimo galutinė projekto kaina išauga iki 1,08 mln. eurų, o tai reiškia 80 tūkst. eurų nuostolį.“
Efektyvumas kaip standartas
Siekdama užtikrinti maksimalų efektyvumą, įmonė diegia „pilno komplekto“ metodiką, kuri leidžia iš anksto pasirūpinti visais reikiamais ištekliais, medžiagomis ir instrukcijomis prieš pradedant darbus.
„Šis metodas pašalina vėlavimus, kuriuos sukelia trūkstamos dalys ar neaiškios užduotys, taip užtikrinant sklandų darbo procesą. Kai darbininkai gali koncentruotis tik į savo užduotis, o ne ieškoti medžiagų ar aiškintis darbų eigą, darbo našumas ženkliai išauga. Be to, sumažėja klaidų tikimybė dėl netikslių duomenų, užtikrinamas nuoseklumas ir patikimumas, o projektų terminai tampa tikslesni ir lengviau prognozuojami“, – aiškina G. Grėbliūnas.
Tinkama komanda – raktas į sėkmę
Ekspertai pabrėžia, kad vis dar dažnai neįvertinama gerai subalansuotos projektų valdymo komandos svarba.
„Rangovo projektų valdymo komanda yra būtina, kad pilno komplekto principas veiktų sklandžiai. Taip galima ne tik užtikrinti stabilumą, bet ir padidinti pelningumą. Deja, daugelis rinkos dalyvių tai ignoruoja ir patiria didelius finansinius bei laiko nuostolius“, – pastebi jis.
Tinkamo projektų valdymo komandos dydį lemia projekto mastas, sudėtingumas ir naudojamų išteklių įvairovė.
„Gerai struktūrizuota komanda turi būti pakankamai didelė, kad galėtų užtikrinti detalų planavimą, efektyvų išteklių koordinavimą ir sklandžią komunikaciją. Didesniuose ar sudėtingesniuose projektuose gali prireikti specializuotų vaidmenų, tokių kaip pirkimų vadovai, inžinieriai ar kokybės kontrolės specialistai, kurie prižiūrėtų parengiamąjį procesą“, – pabrėžia G. Grėbliūnas.
Tačiau jis atkreipia dėmesį, kad daugiau žmonių ne visada reiškia geriau – per didelė komanda gali tapti neefektyvi. Todėl svarbu rasti pusiausvyrą, kad komanda būtų pakankamai didelė, jog galėtų įvykdyti užduotis, tačiau be perteklinių resursų.
„Paprasčiau tariant, tinkama projektų valdymo komanda užtikrina, kad projektas būtų vykdomas 100 % efektyvumu. Tai reiškia skaidrumą, kaštų efektyvumą ir nuspėjamumą“, – apibendrina jis.